مسئول دفتر:
سرکار خانم: نسرین توکلی نیا
شرح وظایف
1-ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل
2-دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامهها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
3-تنظیم برنامههای روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای
4-تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامهها و مستندات مورد نیاز
5-جمعآوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
6-پاسخگویی به تلفنها و مراجعان مربوط
7-اطلاعرسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
8-پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
9-ارائه خدمات دریافت و ارسال پیامهای الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
10-نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعملهای مربوطه و میزان محرمانگی آنها
11-ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
12-گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
13-تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
14-انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
15-اطلاع از دستور العملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها
16-یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقاتها به مدیر مربوطه
17-برنامهریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی